Öncelikle dilekçeyi vereceğiniz makamın ünvanını tam olarak öğreniniz. Aksi halde hiç kimse dilekçenizi işleme koymak zorunda değildir ve itiraz hakkınız olmayabilir. Bazı kurumlar işi kolaylaştırmak için dilekçe metinlerini kendileri çoğaltıp sizden sadece boşlukları doldurmanızı da isteyebilirler. (Önceleri bazı kurumlar, dilekçenin hitap ettiği kurum adının doğru yazılmadığı durumlarda genellikle dilekçeyi geri çevirirdi.)Dilekçenizi teslim ederken, daha sonra sonucunu kısa sürede öğrenebilmeniz için verdiğiniz belge kayıtlara geçirildikten sonra kayıt numarasını, dilekçeyi verdiğiniz sekreterlikten/bürodan isteyebilirsiniz. Yoğun iş yükü olan dairelerde bu bilgiyi mutlaka öğrenmeniz gerekebilir. Dilekçeyi verdiğiniz tarihi de bir yere not etmeniz faydalı olabilir.
* Dilekçe A4 boyutundaki bir kağıda yazılır.
* Yalnızca siyah veya lacivert tükenmez kalem kullanılır. Bilgisayarda yazılacaksa siyah renkli çıktı yeterlidir. (İdari yazışmalarda olağanüstü bazı durumları belirtmek için kırmızı renk kullanılabilir.)
* Kenar boşlukları, sol ve üst taraftaki boşlukların, karşılarına gelen taraftakilerin iki katı genişliğinde olacak şekilde ayarlanır. Yani sol 2 cm. ise sağ 1 cm., üst 3 cm. ise alt 1,5 cm. olarak ayarlanır.
* Genel kısaltmalar dışında kısaltma kullanılmaz.
* Dilekçe yalnızca makamlara hitaben yazılır. Kişilere hitaben dilekçe yazılmaz.
* Üst makam alt makamdan isterken rica eder, alt makam ise üst makamdan isterken arz eder. Vatandaşlar yalnızca arz eder.
* Arz etmek zaten saygı anlamı içerdiği için saygıyla arz edilmez. Arz etmek saygıyla sunmak demektir.
“Saygılarımla arz ederim.” => “Arz ederim.”
“Gereğinin yapılmasını bilgilerinize arz ederim.”